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Para comprender el origen de la hoja de cálculo, es necesario remontarnos a la época primitiva, cuando el hombre utilizó todos los medios a su alcance (sus dedos, los palitos, piedritas, etcétera) para realizar operaciones aritméticas. Así, nacen los números, ante el requerimiento de poder contar las cosas y las personas.
Figura 6.1. Sistema de conteo maya.
Por ejemplo, se dice que los mayas fueron una de las primeras civilizaciones que realizó cálculos matemáticos avanzados, y que entendió perfectamente el valor del cero. Su sistema de conteo se basaba sólo en tres símbolos: un punto, que significaba uno; una barra, que representaba cinco unidades; y una concha, que designaba al cero. Con esos números, efectuaban diferentes combinaciones (del 0 al 19). Otra forma de representar esta numeración fue a través de símbolos que tenían forma de cabezas humanas, en lugar de los puntos y barras. Contaban con un calendario llamado Haab, que consiste en un recorrido anual que la Tierra realiza alrededor del Sol en 365 días.
Figura 6.2. Meses del calendario maya Haab.
Por su parte, los zapotecas tuvieron un sistema de numeración muy parecido al de los mayas, elaboraban cálculos para organizar su calendario y grababan números en tablas. Su sistema era vigesimal y posicional.
Conforme el hombre fue dominando las herramientas a su alcance para poder contar, la aritmética se desarrolló y tuvo un gran auge. Entre los años 3000 y 500 a. C., aparecen las primeras calculadoras manuales, entre las que sobresale el ábaco. Posteriormente, hacia 1550, John Naiper inventa un juego de varillas o tablillas de Naiper. Con este mecanismo ya era posible multiplicar y dividir. En 1642, Blaise Pascal (matemático francés) inventa la primera calculadora automática, conocida como pascalina, que podía sustraer y realizar multiplicaciones. Estos cambios influyeron para que se dieran grandes avances en el terreno de las matemáticas, ingeniería y computación. Así, se crearon máquinas electrónicas que podían resolver problemas lógicos o complejos como el álgebra booleana. Pero los cambios vertiginosos de la sociedad trajeron consigo la aparición de estructuras y organizaciones más complejas, que requerían algo más que una simple calculadora clásica para realizar ciertas operaciones.
De esta manera, surgen diferentes modelos de computadoras y con ellas programas más potentes que vienen a facilitar el trabajo, sobre todo, el de las oficinas. Algunos de esos programas son conocidos como paquetes de análisis de datos, que se emplean para estructurar y acomodar referentes con el propósito de obtener información para el análisis y la toma de decisiones. De entre los programas de análisis de datos más utilizados, encontramos las hojas de cálculo electrónico, que se desarrollaron para sustituir las herramientas de pronóstico y análisis tradicionales empleados hasta ese momento para los negocios: la hoja de papel tabular (muy usada por el contador), lápiz y calculadora.
Figura 6.3 Columna de una hoja de cálculo electrónico
A la hoja de cálculo se le define como una matriz electrónica formada por columnas y renglones, que simula una hoja tabular de contabilidad para ingresar datos, valores, rótulos, fórmulas matemáticas, estadísticas y financieras; efectuar cálculos matemáticos, gráficas, estimaciones financieras y presupuestos; proyectar requerimientos; determinar un punto de equilibrio; y resolver un sinfín de problemas de negocios y de otro tipo.
Figura 6.4. Renglones de una hoja de cálculo electrónico.
La primera hoja de cálculo (VisiCal) fue creada por dos estudiantes de la Universidad de Harvard,  a quienes después de pasar horas realizando operaciones sobre planeación financiera en hojas de trabajo columnares se les ocurrió desarrollar un programa para la resolución de problemas, ante todo, financieros. A partir de esa hoja de cálculo, comenzaron a planearse otros modelos. En la década de 1980, el paquete de hoja de cálculo electrónico más utilizada fue el LOTUS 123, que corría bajo el sistema operativo MS-DOS. Posteriormente, apareció Quattro PRO, como una versión mejorada que también corría bajo el ambiente del DOS. Con la llegada de Windows, muchos de estos paquetes se mejoraron y adecuaron para trabajar bajo un ambiente gráfico. Así, nace la potente hoja de cálculo Excel de Microsoft, materia de la presente unidad.
Figura 6.5. Pantalla inicial de Excel.
A Excel se le define como una hoja de cálculo integral, debido a que contiene módulos adicionales para lograr la máxima efectividad en los trabajos: un generador de gráficas y el manejo de otras hojas de cálculo.
Figura 6.6 Documentos creados en Excel
Excel tiene como función primordial facilitar la actividad de los usuarios cuando trabajan grandes volúmenes de información numérica, y realizan cálculos financieros, matemáticos, estadísticos, etcétera, ya que al aplicar las fórmulas sobre los datos de entrada devuelve un resultado. También se puede generar gráficas de calidad considerando los datos previamente introducidos en la hoja, lo que reviste una ventaja, ya que cualquier cambio en algún dato se verá reflejado automáticamente en los subtotales o en el resultado, sin que se tenga que volver a realizar el trabajo o recalcular manualmente; es decir, el proceso es automático.
Precisamente esta capacidad para reflejar los cambios de forma inmediata hace atractiva a la hoja de cálculo Excel, pues proporciona información necesaria para probar estrategias o influir en las decisiones gerenciales de forma inmediata, sin esperar meses para obtener un resultado. Inclusive se puede simular situaciones fácilmente, planteando un "qué pasaría si...", ya que los cálculos pueden repetirse y modificarse todas las veces necesarias.
La pantalla principal de una hoja de cálculo está dividida en dos partes:
(1) Panel de control o menús.
(2) Área de trabajo.
La línea horizontal contiene una secuencia de letras con la que se identifican las columnas; y la vertical, la de números, para ubicar los renglones de la hoja.
Figura 6.8. Secuencia de letras para identificar las columnas de una hoja de Exel.
Figura 6.9. Secuencia de números para identificar las filas o renglones de una hoja de Exel.
Figura 6.10. Celda.
La intersección entre un renglón y una columna se denomina celda.
Generalmente, la primera celda disponible es A1, que representa la columna A y el renglón 1; la segunda, B1, que indica la intersección de la columna B con el renglón 1, y así sucesivamente.
Conforme avances en el estudio de la unidad, aprenderás a identificar con más claridad los conceptos básicos de la hoja de cálculo, elementos que la componen y funciones. Además, conocerás el manejo de datos, definición de rangos, diferencia entre datos numéricos y de texto, y la manera de dar una mejor presentación al documento.
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